メール配信業務を改善・効率化する6つのポイント

この記事は 6 Mistakes Organizations Continue to Make When Sending Email の抄訳です。

メール送信するときにやってしまいがちな間違いは色々あります。対策を取るのが難しいものもありますが、注意を払えば業務の効率を格段に上げることができます。この記事では、特に気をつけたいことを6つ紹介します。

パーソナライズされたメールを送りましょう。
今ではほぼ全てのメール送信サービスで、メールを送る相手の名前を個別に入れられるようになっています。メールのパーソナライズ化は顧客との信頼関係を構築できるだけでなく、単に送信数を増やしたい迷惑メール業者との差別化にも有効です。もし利用中のサービスにそうした機能がなければ、変更することをおすすめします。

文法や変換のミス、誤字をなくしましょう。
どのメールについても、送信ボタンを押す前に何回か確認、修正しましょう。間違いだらけのメールを送るのは恥ずかしいばかりでなく、プロフェッショナル精神に欠けるという見方をされてしまいます。準備不足で、余裕がないという印象も持たれ、ブランドのイメージも損なわれるでしょう。事前に間違いに気づくために、複数の人でメールを確認することをおすすめします。それができない場合には声に出して読んでみましょう。

宛先リストの購入はやめましょう。
ほとんどの企業では、顧客の獲得を目的にメールを送ります。しかし、中にはメールの宛先を増やすのを目的に、宛先リストを購入する企業もあります。宛先リストを購入するより、既存のコネクションから顧客を獲得することをおすすめします。そうしたほうが、より質の高い顧客を得られる可能性が高いためです。もし宛先リストを購入するならばオプトイン方式を採用して、送信先に対してメールの配信を望むか確認しましょう。

反応がないアドレスは削除しましょう。
仮に相手の反応がなくても、将来また反応があることを期待して宛先リストから削除するのは躊躇しがちです。しかし、相手から60日間反応がなければ、宛先リストから削除するか、引き続きメールの受信を希望するか確認することをおすすめします。多くのISPでは受信者の反応を配信の正当性を判断する指標に使っています。そのため、反応がある相手に絞ってメールを送ったほうが、メールの配信効率は上がります。

細かい改善を繰り返しましょう。
機械が壊れていないからといって、最大の効率をあげているとは限りません。メール配信にも同様のことが言えます。様々な視点からメール配信業務を検証して、改善できる点がないか常に確認するようにしましょう。メール配信業務は、細かい改善を繰り返すことで効率化され、ROIも上向きます。例えば、宛先リストの更新は新しい顧客を獲得するのと同じくらい熱意をもって取り組むようにしましょう。

配信ステータスを確認しましょう。
メールがビジネスに欠かせないならば、配信トラブルが起きていないか常に確認し、未然に防ぐようにしましょう。配信ステータスを確認しなければ、何が時間やコストを圧迫しているのか分からないままになってしまいます。問題をうやむやにせず、配信ステータスから改善点を洗い出して、メール配信業務の質を上げましょう。そうすることで、ビジネスの価値も上がります。