成功する招待メールの配信戦略の作り方

成功する招待メールの配信戦略の作り方

この記事は 4 Steps to Creating a Successful Email Invite Strategy の抄訳です。

突然ですが、あなたは今Webキャストのようなイベントの開催準備をしているとしましょう。テーマを決め、スピーカーを確保し、コンテンツを用意して、動画配信の準備をしているところで、極めて重要なあるものが漏れていたことに気づきます。イベントへの招待メールの送信です。

イベントの準備を進めていくうち、「たった1通のメールに手をかけるよりも他にもっと重要な仕事があるのに」という気持ちにとらわれるかもしれません。このイベントが参加者にとって素晴らしいものとなるかどうかは自分次第なのですから!しかし、招待メールはイベント参加者を獲得するための(唯一ではないにしても)主な方法の1つです。イベントを成功させるために招待メールが必要不可欠であるということについては、皆さんも同じ意見なのではないでしょうか。

招待メールの戦略を考える

時間に追われていると、いきなりメールを作成しようとしてしまうものですが、ちょっと待ってください。イベント体験の出発点として相応しい招待メールにするため、まずは短い戦略会議をしましょう。これには20分以上かけるべきではありません!この会議で決めるべきことは次の4つです。

#1. 誰に招待メールを出すか

そのイベントに参加することで最もメリットがあるのは誰なのか?についてよく考えてみてください。SendGridでは「マーケター向け」と「開発者向け」のWebキャストを配信しており、それぞれで宛先リストをカスタマイズしています。送信先を絞ることで、受信者にとっては不要なメールが来なくて嬉しいですし、送信側のエンゲージメント指標もまたその恩恵を受けられるでしょう。Win-Winです!

#2. 何通の招待メールを、どのタイミングで出すか

各宛先に対し、全部で何回招待メールを送信するかを前もって決めておくことで、各メールが全体のどこに位置していて、どのようなコンテンツにすべきか、といったことが見えてきます。また、カスタムパラメータをうまく配置しておくことで、過去のエンゲージメントに基づいて、特定の招待状を特定の宛先にのみ送る、といったことも可能です。例えば、1通目の招待メールを開封したけど登録リンクはクリックしなかった人にだけ、2通目のメールを送信する、といったことです。これにより、2通目の招待メールは最初からそのイベントに興味を示した人にだけ送ることになるので、良いアプローチ方法と言えるでしょう(SendGridでもこの方法を取り入れています)。

次に、どのぐらい前から招待メールを送信し始めるかを決めます。

SendGridのWebキャストで登録率が最も高くなったのは、ちょうど1週間前から招待メールを送信し始めたケースでした。

これは、

  • 登録するのには十分だが、都合が悪くなってしまうには短い時間である
  • イベント開催日が遠すぎると、登録したことを忘れられてしまう

といったことが関係しているのではないでしょうか。

また、先日のWebキャストで、ある日の招待メールをテストしたところ、その結果は驚くべきものでした!なんと、数日前に送信した招待メールよりも、当日送信したメールの方が多くの登録者を獲得できたのです。皆さん忙しいのでそのタイミングだと遅すぎるかと思っていましたが、この結果は、物事を仮定してしまうのではなくテストをすることが重要であることを示しています。

SendGridから実際に送信された招待メール

#3. コンテンツをオンデマンド配信するか

打合せが入ったり、タイムゾーン的な問題があったりで、ライブ参加できないということもしばしば起こります。そんな場合でも、録画やコンテンツを後から提供することで参加登録してもらえることがあります。SendGridではライブでの参加ができない方にも登録していただけるよう、Webキャストの動画を添えてフォローアップメールを送信しています。

#4. メールのデザインやフォーマットはどうするか

招待メールを送る時は、決まったテンプレートを用意していますか?それとも絶えず変更していますか?メールテンプレートやコンテンツのフォーマットを変えてテストをしていると、新しいアプローチを試したときに劇的に登録者数が増えることがあります。いつもHTMLメールを送信している場合は、テキストメールで送信することも考えてみませんか?

テキストメールは時にパーソナルな1対1のメールのように見えるので検討してみると良いでしょう。その際は、受信者がその招待メールに返信できるようにしておくことをお忘れなく(SendGridのInbound Parse Webhook機能を使うと便利です!)。これにより受信者とのパーソナルな触れ合いが可能になります。

SendGridで何らかのイベントをプロモーションする際は、なるべくシンプルかつ明瞭であるように気をつけています。上にあるような、SendGridが最近送ったメールも参考にしてみてください。

 
招待メール戦略をまとめるうえで留意すべき最後のポイントは、必ず守るべきベストプラクティス(オプトインした人にのみメールを送る、受信者が返信できるようにするなど)はありますが、どのようにメール配信すべきかは送信者ごとに異なるという点です。宛先リストには実に様々なアドレスが含まれているので、新しい施策をテストし、指標を注意深くチェックすることで、はじめてどの施策が最も効果的かが分かるでしょう。そしてそれこそが、宛先の受信ボックスへの入り口となるのです!