メールマーケティングとBCC:宛先に届いたことを確かめるにはどうすれば良いか?

メールマーケティングとBCC:宛先に届いたことを確かめるにはどうすれば良いか?

この記事は Email Marketing and The BCC: Better Ways To Verify Assured Delivery の抄訳です。

マーケティングメールやトランザクションメールを送信する際に、BCCについて考えることは通常あまりないと思います。マーケティング活動の一環として1対多のコミュニケーションをするときにBCCを使うことはまずないでしょうし、実際、使うべきではありません。“BCC メールマーケティング” でググれば、「BCCを使うべきではない理由」や「個々のメール配信ができるマーケティングプラットフォームやメールプラットフォームを使うべき」といったブログがたくさんヒットすることでしょう。

まったくもって同感です!

とはいえ、金融サービスや取引明細書が必要とされる業界では記録管理のためにBCCを使うことがあるという話は聞いたことがありました。先日、ある金融サービスの方とBCCについて話をしたところ、彼が重視していたのは「銀行から利用者に送られたメールのコピーを保存する」という特殊なユースケースでした。

そこで、自分自身にBCCをするような方法ではなく、より効率的に(より今どきの方法で)必要な履歴を残すことができないか考えてみました。

BCCの欠点

まず、BCCを使う上で考慮すべき点がいくつかあります。

  • 自分自身にBCCをした場合、常に送信は成功し(= “250ok delivered” が返る)、実際に送ったメールのコピーを必ず受け取ることになる。
  • BCCアドレスで正常にメールを受け取ったからといって、実際の宛先がそのメールを受け取ったというわけではない。
  • BCCを使う場合、BCCの送信記録と宛先を紐付ける必要がある。つまり、そのメールが宛先まで届けられたのか、それとも単に送信されたという記録があるだけなのかをチェックする必要がある。(さらに、メールが届かなかった時にどうするか、代替手段はどうするか、といったことも考えておく必要があります)
  • 大抵のメールプラットフォームは1対多のコミュニケーションを想定して作られていないため、BCCのメール送信には適していない。

実際、コミュニケーションストレージを実現する方法として最も良いのは、以下の内容が確認できるログファイルを取得しておくことでしょう。

  • 送信したことと、それが受け付けられたこと(SMTP応答の250ok)
  • その時刻
  • キャンペーンID
  • 送信時に適用したメールテンプレート

その他、一般的にBCCを使うべきではないとされる理由は以下のとおりです。

  • BCCでメールを受け取った場合、「TO(宛先)」は他人の名前になっているので奇妙な感じがする。
  • すべての宛先を無理やりBCCに入れるという手法は「迷惑メール」でよく使われるものであり、うまく届かない可能性がある。
  • こなれたマーケティングメール(もしくはトランザクションメール)では、分かりやすい差出人名を使ったり件名をパーソナライゼーションしたりすることによって、1対1のやり取りのようなメール配信を実現している。BCCを使うと1通のメールが何百人もの人に送られることになり、冒頭の挨拶文や件名をパーソナライゼーションすることができない。

保証された配信(Assured Delivery)

いくつかの業種やユースケースでは「保証された配信」という概念があります。取引明細書、法改正の通知、請求書、その他の信託に基づいたドキュメントなど、いわゆる保証された配信が法的に義務付けられているようなケースで注目されているのが、電子的もしくはペーパーレスでの配信です。

「保証された配信」なんて言葉を聞くと、「素晴らしい、私もそうしたい!」と思いますよね。SendGridでもユーザの代わりに月に300億通を超える大量のメールを配信しています。しかしながら、「保証された」という言葉の持つ意味合いがここでは少し違うようです。上述のドキュメントがペーパーレスの方法で届かなかった場合は、なんらかの別のチャネルを用いてでも届ける、ということです。メールで届かなければ代替手段として郵便で送る、といったことをしていると必然的にコストは高くなりますが、これが法的に義務付けられているということです。

業界によっては、メールを配信したか、もしくは配信を試みたかどうかの記録が必要となります。こういった業界では「メールを届ける」ことを「仮想の紙をファイルに綴じる」ような感覚で捉えています。

結局のところ、電子的な記録の保存が必要となる可能性のある人は、法的に何が必須で何が許容されるかといったことについて弁護士に相談すべきです。具体的なユースケースや、メールの流動的な部分についてよく検討しておきましょう。メールは、配送に関するすべてを記録することができるログを備えており、高機能で非常に重要なチャネルです。

最後に、規制や調査の観点から到達/不達の記録を提示する必要がある場合は、そういった記録を簡単に取得することができるようにしておきましょう。埋もれて忘れ去られたデータは何の役にも立ちません。