訂正メールの送信は必要？送るべき4つの状況と良例

この記事は Email corrections: when (and how) to send a correction email の抄訳です。

メールの送信ボタンを押した直後（あるいは数分後、数時間後、数日後）に、ミスを見つけてしまった！というのは誰しも経験があるかと思います。

メール業務を担当している者であればなおさら、このようなミスは避けたいところです。しかし、たとえ複数人でチェックしたとしても時には見逃してしまいます。

この記事にたどり着いたということは、訂正メールを送信するべきかどうかで悩んでいますね？結論からいうと、状況によります。個人間のメッセージだったのか、宛先リスト全体に送ったマーケティングメールだったのかによっても異なります。本記事では、訂正メールを送信するべき状況や送り方についてご紹介します。

訂正メールとは？

訂正メールとは、以前送信したメールの誤りを訂正するために送るメールのことです。日付、連絡先、価格などの表記に誤りがあった場合や、リンク切れなどの問題があった場合に送ります。

訂正メールは必ず送信するべきか？

何か誤りがあったからといって、必ずしも訂正メールが必要になる訳ではありません。時にはデメリットの方が大きいこともあります。軽微なミスで、混乱を招くような間違いでもない場合に訂正メールを送ると、気づかれなかったかもしれないミスに改めて注意を引いてしまうことになります。不必要な訂正メールは、予期せず相手の信頼を損なうことになりかねません。

訂正メールを送るべきかどうかは、「信頼」の観点から判断することができます。訂正メールを送ることが信頼関係の強化や顧客体験の向上につながりそうな場合は、送信するべきです。

訂正メールを送信する必要がないケース

• 軽微な誤字脱字があった
  スペルミス、軽微な文法誤り、句読点のミスなどです。メール担当者としては恥ずかしいかもしれませんが、ほとんどの人は気づいていません。訂正メールを送信してもミスに注目を集めてしまうだけで、メリットはありません。
• 気になるところが出てきた
  送信ボタンを押した後で、やっぱり件名が気に入らないとか、別の書き方をすればよかったと後悔してしまうことってありますよね。確かに気にはなりますが、間違いとして訂正するほどのことではありません。
• リーダーから修正の指示が入った
  チームで合意してメールを送信したのに、後から修正の指示が入ることもあるでしょう。送信されたメールのすべて（件名からCTAに至るまで）に関して、リーダーには発言権があります。そのフィードバックは今後に反映させましょう。ここで重要なのは、次のメールマーケティングから反映することです。通常は、わざわざ訂正メールを送信するようなことではありません。

訂正メールの送信を検討すべきケース

• リンクが誤っていた、リンクが切れていた
  これはすぐに対処しましょう。どんなにエンゲージメントが高くても、メールからアクション（商品の購入、電話の予約、ウェビナーの申し込みなど）ができなければキャンペーンが成功する可能性はゼロです。この場合の訂正メールは短くて構いません。リンクに誤りがあったことと正しいリンクを伝え、いつもの「よろしくお願いいたします」の挨拶で終わりにしましょう。
• 情報に誤りがあった
  イベント日時、商品価格、プロモーションコードなどに誤りがある場合は、訂正メールを送信する必要があります。正しい情報を太字にしたり、文字サイズを大きくしたり、件名にも訂正内容を含めたりなど、分かりやすく伝えてください。（注意：前回のメールの内容を引用する場合は、引用内の誤りも正しい情報に修正しておきましょう）
• 技術的な問題があった
  誤った宛先リストに送信してしまった、添付ファイルを付け忘れた、サイトやメールに問題があって取引ができない、などのケースです。この場合、まずは受信者への影響とその原因についての要点をまとめ、謝罪しましょう。
• 文化的配慮を欠いてしまっていた
  時には、マーケティングチーム内で「意図」と「影響」について深く考えさせられることもあるでしょう。気の利いたダジャレのつもりが、意図せず文化的配慮を欠いてしまう可能性もあります。たとえ悪気がなかったとしても、それが相手に与えた負の影響は認めなければなりません。ぜひ後述のMethodical Coffee社の事例もご覧ください。

訂正メールを送信する前にやるべきこと

少なくとも2〜3人の信頼できる同僚にレビューしてもらいましょう。正しい情報に訂正できているか再確認し、スペルミスや文法誤りがないか全体的に確認してもらいます。デリケートな問題について謝罪する場合は、マーケティングチームのリーダーや社内広報チームに見てもらうと良いでしょう。

訂正メールの書き方

訂正メールには、謝罪と訂正内容という2つの要素を含める必要があります。端的に要点を押さえましょう。何が起きたかを説明し、正しい情報を伝え、簡潔かつ誠実に謝罪してから終わりにします。

件名の例

• 【お詫びと訂正】 [イベント名] の開催日について
• 先ほどのメールに誤りがありました：正しくは [日付、時刻、価格] です
• 【訂正・再送】 [前回のメールの件名]

メールの例

先ほどのメールにてクーポンコードの記載に誤りがありました。 混乱を招いてしまい誠に申し訳ございません。 正しいクーポンコード：MEMDAY25 ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げるとともに、 このような事態が起こらないよう再発防止に努めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

訂正メールの実例

優れた例を見ることで、インスピレーションが湧くかもしれません。ここでは実例を3つご紹介します。

誤送信に関する訂正メール（DoorDash社）

このメールは、何が起きたかの説明→正しい情報→謝罪という構成になっています。最も重要な情報が太字になっているのが良いですね。重要な部分を太字にすることで読みやすくなり、見逃される可能性を低減しています。なお、件名も「Whoops!（おっと！）」から始まっており、何かミスがあったことが一言で表現できています。

文化的配慮に関する訂正メール（Methodical Coffee社）

中央アメリカと南アメリカを混同するというのはよくあるミスですが、深刻な問題となる可能性があります。Methodical Coffee社は、誤ってコロンビアを中央アメリカとして分類してしまったことに気づき、このメールが文化的な配慮に欠ける可能性があると判断しました。注目ポイントは、まず責任（太字部分）から述べられているところです。まずはミスを認め、その上で内容や状況について説明しています。

リンク切れの訂正メール（Metis Foundry社）

訂正メールを送る理由として最も一般的なのが、リンク切れです。このメールは非常に会話的なトーンで手違いについて説明しています。そして最も重要なのが、元々リンクが切れていた部分が、きちんと正しいリンクに修正されている点です。

さいごに

メールのミスは起こり得ます。きちんとプロセスを踏んで、複数のレビューを通しているプロでさえ例外ではありません。重要なのは、ミスを完全に防ぐことではなく（そんなことは不可能なので）、ミスが発生した時の対処法を把握しておくことです。

訂正メールを送信する前に、自問してみてください。
「これは本当に相手のためになるのか？それとも単なる自己満足に過ぎないのか？」
もし後者であれば、送信は控えましょう。読者は誤字に気づいていない可能性が高く、軽微なミスに注目を集めても誰のためにもなりません。

しかし、重要なミスである場合（リンク切れ、日付の誤り、文化的な過失など）は、迅速かつ明確にその責任を認めましょう。訂正は簡潔に、修正点は目立たせ、さっと終わりにします。その透明性と、相手の時間を尊重して簡潔に伝えたという事実は、きっと評価されるでしょう。

信頼は、完璧であることによって築かれるのではありません。信用に足ること、正直であること、そして思いやりによって築かれるのです。時には自分の非を認め、正すことも必要だということです。