メール送信前にチェックすべき5つの校正ポイント

メール送信前にチェックすべき5つの校正ポイント

この記事は 5 Rules for Writing Polished Email Marketing Copy の抄訳です。

メールの文章を校正する際には押さえるべきポイントがあります。
誤字脱字や句読点のミスはよくありますが、それ以外でも、スタイルのちょっとした問題(不統一性や読みにくさなど)が頻繁に見られます。そこで今回は、たくさんあるポイントの中から重要なものを5つご紹介します。「送信」ボタンを押す前にこれらを見つけ、対応しましょう。

1. 単語の表記が統一されていない

表記が統一されていなかったとしても文章の意味は通るので、このポイントは見落とされがちです。しかし、一貫性がないと、きちんとしていない、いい加減だ、という印象を持たれてしまいます。表記を統一してメール全体に一貫性を持たせることは大切です。単語をどのように表記するのかを定義し、それに則りましょう。

<よくある不統一の例>

  • メール、Eメール
  • 漫画、まんが、マンガ

2. 段落の長さがバラバラ

メールは、できるだけ読みやすくするよう努めることが大切です。その中でも段落の長さは読みやすさに大きく影響するので、極端に長さの異なる段落は作らないようにしましょう。ただし、意図的に強調する場合などは例外です。(例:重要なことを目立たせるために、その段落を極端に短く(1行ほどに)する)
適度な長さになるよう、段落分けと箇条書きをうまく活用しましょう。

3. 太字の多用

マーケターやライターは読者の注目を要点に集めたいと考えるものですが、太字で強調するのは最も重要な単語もしくは文章の1箇所のみにしましょう(文章が長ければ2箇所でも構いません)。1つの文章ごとに太字を使用するような方法では、要点がぼやけて読者の注目は本筋から逸れてしまいます。さらに、このように太字を多用すると読者は「大声でわめかれている」ようにも感じます。誰もわめかれたくはありません。
(英語表記において全てを大文字にすることも同様です。NO ONE WANTS TO BE YELLED OUT.)

4. 繰り返しのしすぎ

新機能の紹介やセールの案内、さらには単なる手続きのメールでも、マーケターやライターは大々的に伝えてしまいがちで、大げさすぎる表現につながります。同じ内容を繰り返し記載することは有害無益です。(例:イベントを宣伝する場合、開催日時をタイトルやヘッダーの画像、ボディの文章、CTA、さらには後書きにまで記載する)

もちろん、繰り返すことで読者の助けとなるものは良いのですが、注意がそれてしまうようなものは避けましょう。要点を理解してもらうために繰り返し記載したい場合は、意図的に2箇所を選んで残し、それ以外は削除しましょう。

5. 校正を誰にも依頼しない

同僚にメールの校正を依頼しましょう。文章作成に慣れている人であっても、上記にあげたようなスタイルの問題は見落としがちです。もし校正する人(レビュアー)がいないのであれば、洗練されたメール作成のために誤字脱字や文法ミスを校正してくれる人材を確保する努力をしましょう。

また、シンプルであることは非常に重要です。普段私たちが話している内容は言葉を半分に減らしても説明できますし、特にマーケターやライターは過剰な説明をしがちです。レビュアーに、文章中に省略可能な部分がないかも見てもらいましょう。批判的な視点で、あなたが意図した内容が適切に伝わるかを確認してもらうことが大切です。

さいごに

ご紹介したポイントを押さえた校正プロセスをメールのチェックリストに追加すれば、メール配信の成果にもつながるでしょう。メールマーケティングのコピーについてもっと知りたい場合は、参考記事もおすすめです。ぜひご覧ください。

参考
効果的なCTAを作成するための方法 – コピー編
Email Marketing Content: 101(英語)