時間的な制約が厳しい大量メール配信のTips

時間的な制約が厳しい大量メール配信のTips

この記事は Time-Sensitive Mass Email: How-tos and Tips の抄訳です。

メールの運用に携わっていると、時間的な制約が厳しいメールを大量配信することがあるかもしれません。代表的な例として、2018年春のGDPRの施行にともなうメール配信が挙げられますが、ビジネスの分野によって、他にも以下のような多くのユースケースがあるでしょう。

  • 会社や製品に関するアナウンス
  • サービスの利用規約の更新
  • システム障害のアラート、または危機管理の通知メール

ところで、BuzzFeedで話題になったこんな話があります。カルガリー大学の学生であるCarlosは、あるバーでNicoleという交換留学生に会い、電話番号を教えてもらいました。ですが、いざCarlosがNicoleに連絡しようとすると、その番号が間違っていることがわかったのです。

そこでCarlosが試したのは、大学の名簿で「Nicole」「Nicolette」「Nickie」に該当する人物を探し、その246名全員にメールを送ってみるという方法でした。「もしあなたがオランダ出身でNicoleという名前であれば、落ち込んでいる私に連絡してください。」これも緊急のメール配信の一例と見てよいでしょう(顛末を知りたい方は最後まで記事を読んでください)。

時間的な制約が厳しいメールの適切な送り方

一回限りしか送らない、緊急の連絡は直前に指示されることも多いため、担当者は素早くコンテンツを作成し、宛先リストを集め、メールを送らなければなりません。効率よく、かつ自信を持って業務を進めるためには、使いやすく安定したメールアプリケーションと事前準備の両方が必要です。

Tips: メール送信前のチェックリストを作る

緊急のメール配信に備えたチェックリストを作っておくと、いざというときに役立ちます。例えば、誰にレビューを依頼すればよいかなどを決めておくと、準備がスムーズになるでしょう(時間通りに届けるためには、通常よりレビュアの人数を減らす必要があるかもしれません)。いずれにせよ、緊急事態が発生する前に準備しておくことが、長い目で見ると時間の節約にもつながります。

もし、こういった用途に最適なツールを探している場合は、SendGridのマーケティングキャンペーン機能を利用するのがおすすめです。GDPR施行の際には、多くのSendGridユーザがプライバシーポリシーの更新を全顧客に通知しました。

これらのSendGridユーザがマーケティングキャンペーン機能を選んだ理由を以下に挙げます。

  • シンプルで操作が簡単なので、短時間で準備してキャンペーンを配信することができる
  • 柔軟で無駄がなく、操作の学習コストもかからない
  • 統計情報を確認できるので、キャンペーンのエンゲージメントの追跡が簡単である
  • 配信規模が大きいサービスで、到達率やサポートが非常に優れているため、ユーザが自信を持ってメール配信でき、かつ時間通りに届けることができる

加えて、マーケティングキャンペーン機能のセグメントを使うと、パーソナライズドメールを適切な宛先に対して送ることができます(NicoleとNicoletteとNickieだけにメールを送りたいときにも役立つでしょう)。

時間的な制約が厳しい大量メール配信をより適切に行うために、詳しくはSendGrid’s 2018 Email Deliverability Best Practice Guideを参照してください。きっと受信ボックスにメールを届けることができるでしょう!

Carlosと246人のNicoleの顛末

Carlosが送ったメールによって多くのNicoleが集まり、「Nicole From Last Night」というFacebookグループが作られました。

実は、本物のNicoleは交換留学生でカルガリー大学のメールアドレスを持っていなかったため、そのメールを受け取っていなかったのですが、集まったNicoleたちのネットワークから本物のNicoleが見つかり、Carlosとの再会を果たすことができたのでした。