メールマーケティングを効率化する9つの方法

この記事は 9 Time Saving Tips for Marketers の抄訳です。

誰しも、マーケターとして完璧を目指したくなるものですが、マーケティングの流行を追ったり、新しいコンテンツやキャッチコピーを考えたり、急な依頼に対応したりと、全てを実現するには時間が足りません。

そこで今回は、SendGridのCustomer Growth Marketing ManagerであるJill Guestとともに、マーケターが時間を節約し、優先事項に集中するためのコツをまとめました。

1. 思い切って優先順位を付ける

優先順位を明確にしておくことで、急に発生した要望を却下したり、後回しにしたりしやすくなります。SendGridでは、多くのプロジェクトを運営するためにキャンペーンメールの送信カレンダーを共有しています。様々な部署や顧客が関係する場合、優先順位を付けるのが難しくなりますが、カレンダーを利用することで「何を、いつ、誰に」送るかの意思決定に必要な情報を整理することができます。

受信者にとって何がベストなのかを第一に考えましょう

あらかじめ、コンテンツの優先度を順位付けしておくのもよいでしょう。SendGridにとっては受信者が最優先であり、受信者とは関係のない社内コミュニケーションや資料の優先度は下がります。

緊急の要望があったら、a) カレンダーに他のキャンペーンに時間を割く余裕があるか b) 優先度が高いコンテンツか（受信者にとって良いことか）の2点を確認します。どちらにも該当しない場合は後回しにして、そっと火消ししてしまいましょう。

カレンダーのサンプルを見たい方は、SendGridの2019 Email Planning Calendarを参照してください。キャンペーンのアイデアや購読を継続してもらうためのコツ、休業のリマインドなど、役に立つ情報があるはずです。

2. 作業時間を見積もる

メールテンプレートの作成やWebサイトの不具合修正にどれだけの時間がかかるかをマーケターが把握していないのと同じように、別部署のメンバーからは、キャンペーンやベストプラクティスガイドを書く苦労を分かってもらえないこともあるでしょう。

プロジェクト完了までに必要な時間を、関係するすべてのチームが見積もっておけば、適切な予定を立てたり情報共有したりすることができます。

3. メールの題材に精通した人に頼る

マーケターがすべてを把握する必要はなく、当然ながら相手の心を読めるわけでもありません。誰かからメール作成の依頼を受けたら、まずは相手に文章やアウトラインを書いてもらってから内容を推敲しましょう。

そうすることで、不慣れな題材のメールを書くために発生するやり取りがなくなります。依頼した側にとってもイメージ通りのメールが完成して満足度が上がる傾向があるので、win-winですね。

4. コンテンツを再利用する

車輪の再発明は不要です！使えるコンテンツは再利用しましょう

コンテンツを再利用したり他所から借りたりすると非難されがちで、複数回同じメールを送ることは一般的に悪手と言われます（SendGridではこの考えに反対です）。しかし、異なるキャンペーン同士で同じコンテンツを使うのは良いことです。

例えば、新製品発売のブログ記事を書いた場合、キャンペーンやソーシャルメディアへの投稿、Web広告などに同じコンテンツを入れ込むのもよいでしょう。時間を節約するだけでなく、統一感のあるメッセージを伝えることができます。

5. ほんの少しだけでもソースコードを理解する

基礎的なHTMLの知識を持っていれば、作業が早くなり、キャンペーンの質も向上します。もちろん、1からコーディングすることを勧めているのではありませんが（興味があればぜひチャレンジしてください！）、少しでも知識があれば、開発者の手を借りずに手早くテンプレートを修正することができます。

細かい調整や単純な変更を担当する場合は、スニペットライブラリ（部品の雛形となるソースコードをまとめたもの）を準備しておくと便利です。例えば、部品ごとにGoogleドキュメントにソースコードをまとめておく方法があります。SendGridを使うのであれば、テンプレート内にモジュール（Button, Text, Imageなどコンテンツを配置する部品）を作成して用途を判別できるようにしておき、それを使い回すとよいでしょう。

メールのソースコードについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

6. 事前チェックリストを準備する

何千件もの宛先に送るようなメールを準備していると、プレッシャーがかかって本当に疲れますよね。

事前チェックリストを準備しておけば、安心して送信ボタンを押すことができます

チェックリストがあれば担当者が相互に確認できるのでミスも減ります。チェックリストの例はこちらの記事にあるので、参考にしてください。

また、誤字やデザインのミスにも気づくことができます。専用のエディタなどを使っていない場合は、Grammarly（英文の誤字や文法ミスをチェックするサービス）などを利用するのもよいでしょう。

7. チームと協力する

タスクをこなすのが難しくなってきたら、周りに助けを求めましょう。誰でも一度は、簡単な対処法がある問題に膨大な時間を費やした経験があるはずです。

以前、SendGridが利用するテンプレートのロゴをすべて修正しなければならなかったとき、開発チームに相談すると、数分ですべてのロゴを修正する術を見つけてくれました。(なんてこと！)

大変な思いをしましたが、開発チームとの協力関係を作っておくことも大切だと実感した経験でした。

8. 知見を共有する

業界のトレンドや質の高いコンテンツをチームに共有することで、最新の知見を活かすことができます。数分だけでも、コンテンツやカレンダー、A/Bテストの結果、キャンペーンのアイデアを残すことに時間を割いておけば、いつでも過去の記録を参照できるため、長期的に見れば効率化につながります。

9. 定量的に評価する

マーケターの仕事が会社の収益へどのように影響するかを把握することも大切です。

会社の収益と照らし合わせると、キャンペーンの効果を客観的に評価でき、業務の効率化やマーケティング強化に必要なツール・人員の確保に役立ちます。

ただし、定量的な評価には膨大なデータのトラッキングや環境整備が必要です。もしこれらの指標にアクセスすることが難しければ、開封率などエンゲージメント指標の確認から始めてもよいでしょう。最終的には、効果を正しく評価できるように収益のデータを考慮することをお勧めします。

マーケティング業務の改善について興味がわきましたか？SendGridでは、マーケター向けのTipsを「Catalyst」の動画で公開しています。Catalystでは、世界中の若い専門家にデジタルマーケティングへの取り組みについてインタビューしていますので、ぜひチェックしてみてください！