安心・便利に一斉送信するには？メール配信サービスをオススメする理由

イベント案内やメルマガ配信など、多くの宛先に送る一斉メール。どのような手段で送信するとよいでしょうか？
メールクライアントでBCCを指定する？それともメール配信サービスを利用する？

今回の記事ではそれぞれの方法で一斉送信メールを送る際のメリット、デメリットを紹介します。

メールクライアントからBCCで送信

GmailやOutlookなど日頃使っているメールクライアントから、全ての宛先をBCCに指定して一斉送信する方法です。
メールを作成する際、送信者はTO、CC、BCCのいずれで送信するかを宛先ごとに指定します。受信者はTO、CCに指定された宛先を確認できますが、BCCに指定された宛先を見ることはできません。
この特徴を利用して、メルマガ配信など不特定多数への一斉送信にBCCが使われることがあります。

メリット

• 普段使っているメールクライアントを使うことができる
  追加料金などは不要で、普段送信しているメールと同じ操作で一斉送信ができます。

デメリット

• 誤操作によるメールアドレス流出のリスクが高い
  全ての宛先をBCCに追加するはずのところ、誤ってTOやCCに指定して送信するとどうなるでしょうか？この場合、メールの受信者全員がお互いのメールアドレスを閲覧できることになり、重大な情報漏洩になります。
  2020年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）によると、企業で発生した個人情報の取扱いに関する事故の28.9%は、メール誤送信によるものでした。
• 送信通数に上限がある
  フリーメール（Gmail、Outlookなど）やプロバイダメール（BIGLOBE、So-netなど）を使う場合、1日に送信可能な通数や1通あたりに指定できる宛先数に制限がかけられていることがあります。例えばGmailの場合、1日500通を超えるとメールの送信が制限されます。
  一般的なメールクライアントは、通常1対1のメールのやり取りに使うもので、大量のメールを一度に送信するために作られたものではないのです。
• 送信状況の把握に手間がかかる
  メールが不達となった場合にとるべき対処が煩雑になります。何らかの理由でメールが宛先に届かなかった場合、送信者宛にエラーメールが送られます。届かなかった宛先を確認するためにはエラーメールの内容を1通1通確認する必要があるので、多くの宛先で不達が発生した場合には時間を要することでしょう。エラーメールを見落とす恐れもあります。

BCCを利用した一斉送信は、宛先数が少なければ手軽で使いやすい方法です。しかし、情報漏洩事故の原因となりやすく機能面での制限もあるため、宛先数が多い場合の一斉送信には向きません。
大量送信の必要があるならば、次に紹介するメール配信サービスを利用するとよいでしょう。

メール配信サービスを利用した送信

メール配信サービスとは、大量のメールを一斉送信できるサービスです。大量送信を考慮した設計になっているため、BCCを使う方法のデメリットを解消することができます。

メリット

• 誤操作による情報漏洩のリスクが軽減される
  多くのメール配信サービスでは、全ての宛先に対して個別にTOで送信する仕組みが提供されています。送信者はTO、CC、BCCの区別を気にする必要がなく、受信者に他の受信者のメールアドレスが知られてしまうこともありません。
• 大量のメールでも一度に送信できる
  メール配信サービスは大規模なメール送信に特化しているので、1日の送信通数や宛先数にメールクライアントのような厳しい制限はありません。
  ※大量送信が可能なインフラが提供されているという意味であり、宛先サーバに迷惑メール判定されればブロックされる可能性はあります。大量送信を始める前に必要な対策はこちらの記事をご参照ください。
• 送信状況の確認がしやすい
  多くのサービスでは、送信に失敗した宛先を一覧表示したり、送信失敗の原因を確認したりできます。メールが届いた宛先はもちろんのこと、届かなかった宛先やその理由がひと目で分かるので、管理が容易になります。

デメリット

• コストがかかる
  サービスによっては、導入費用やランニングコストがかかる場合があります。
• 使い方を覚える必要がある
  普段利用するメールクライアントとは別のツールを使うことになるため、まずは使い方を覚える必要があります。

これまでの説明からわかるとおり、たくさんの宛先に一斉送信したいならメール配信サービスの利用がおすすめです。新しいツールを使うことに抵抗がある方もいるかもしれませんが、慣れてしまえばBCCを使う方法より効率的で便利だと感じるはずです。情報漏洩のリスクを避けるためにも、メール配信サービスを使って安全なメール運用を実現しませんか？

SendGridでできること

SendGridは全世界で月間1,000億通以上を配信するメール配信サービスです。これまでお伝えしたメリットに加えて次のような特徴があります。

• ほとんどの機能を無料で試せる
  初期費用は一切不要です。メールの送信通数に合わせてプランを選べるのでコストを抑えて利用できます。
• 宛先リストは一括登録可能
  宛先リストをCSV形式でアップロードし送信対象として指定するだけで、簡単に一斉送信ができます。もちろん、画面上で宛先の追加や削除、編集を行うこともできます。
  別のツールで顧客管理やメール配信を行っている場合でも、CSV形式の宛先リストがあればすぐにSendGridからメールを送信できるため、導入は簡単です。

• 受信者の目を引くメールを作成可能
  HTMLメールをコーディング不要で作成できます。宛先ごとに件名や本文を変えることも可能です。
• 配信停止の管理が簡単
  メルマガ運用に欠かせない配信停止管理が容易に行えます。受信者が配信停止リンクをクリックすると、以降その宛先への送信が自動的に止まるので、煩雑なリスト管理が不要です。
• メールの分析機能が充実
  送信状況だけでなく、開封率や本文内のリンククリック率も確認できるため、メールマーケティング戦略のヒントとして活用できます。

SendGridのこれらの機能は全て無料でご利用いただけます。まずはお試しください。