より良いリマインドメールの書き方（テンプレートと実例付き）
- 2026年7月2日
- by SendGrid
- Category: メールマーケティング
この記事は How to Write Better Reminder Emails (Template + Examples) の抄訳です。
リマインドメールは、印象に残りづらかったり、不快に思われたりすることが多くあります。その結果、メールが削除または無視され、送信者は無断キャンセルや支払い遅延の対応に追われることになります。
とはいえ、リマインドメールだからといって退屈で押しつけがましいものにする必要はありません。うまく活用すれば、必要な情報を受信者に的確に伝え、ビジネスを円滑に進めることができます。
無視されるリマインドメールと優秀なリマインドメールの違いは、送信タイミング、文面のトーン、そして内容の明瞭さにあります。優れたリマインドメールはきちんと読まれ、良い結果につながります。リマインドメールが機能すれば、納期や支払いを忘れた相手に何度も催促する手間も気まずい会話も必要なくなるのです。
この記事では、受信者に喜ばれるリマインドメールの書き方（メールに含めるべき内容や送信タイミング）と効果的なリマインドメールの事例をご紹介します。
リマインドメールに欠かせない要素
メールであふれかえる受信トレイの中でも目立つように、リマインドメールに含めるべき要素と取り得るアプローチを見ていきましょう。
- 件名
リマインドメールでは短くて簡潔な件名が理想的です。
たとえば「予約のリマインド」「ミーティングのリマインド」「イベントのリマインド」など、内容がすぐに伝わる表現を使いましょう。忙しい人でも目に留まりやすくなります。
メールのエンゲージメントを高めることは、効果的なリマインドメールへの第一歩です。 - プレビューテキスト
プレビューテキストとは、受信トレイで件名の後に表示される文言のことです。
件名だけでは伝えきれない補足情報や少しのユーモアを加えることで、開封やクリックを促すことができます。 - 挨拶文
「[姓名]様」「[名前]さん、こんにちは！」など、書き出しの挨拶はブランドのスタイルによって変わります。
どの表現を選ぶにしても、受信者の名前を入れることでパーソナライズされた印象を与えることができます。わずかな工夫ですが、これだけでリマインドメールの効果は大幅に高まります。 - 詳細情報
記載すべき詳細情報はメールの種類によって異なりますが、大切なのは、受信者にとって必要な情報をしっかり目立たせることです。
多くの場合、日付は強調すべき情報です。イベントや予約のリマインドメールであれば場所や連絡先、オンラインで行われる予定であればURLやログイン情報なども忘れずに含めましょう。請求書など支払いのリマインドの場合は、支払いが自動で行われるのか、あるいはどのように支払いを完了すればよいかなどの情報を含めると親切です。 - ちょっとしたひと工夫
シャレをきかせたり、カレンダー風のイラストを取り入れたり、ブランドらしさを表現したデザインにこだわったり。支払いのリマインドメールに、あえて親しみやすい文体を取り入れるのも良いかもしれません。
「及第点のリマインドメール」と「完璧なリマインドメール」を分けるのは、そうしたちょっとした工夫です。
優れたリマインドメールの実例
どのようなメールが素晴らしいリマインドメールだといえるのでしょうか？
実際のメールの中から、秀逸な事例をいくつかご紹介します。本文の内容、CTA、そして親しみやすい件名と、どの要素にも光るものがあります。
あなたもきっと同じように魅力的なリマインドメールを作ることができますよ。
TurboTaxの予約確認
TurboTax（税務申告サービス）のメールはとても優れた情報の伝え方をしています。
小さなカレンダーのイラストで日時が強調されていて、「この予定はカレンダーに登録しておいて！」と視覚的に伝えています。さらに、iCalendar・Google Calendar・Outlook・Yahoo! Calendarといった複数のカレンダーへの追加方法を案内することで、ひと手間かけた丁寧なリマインドに仕上げています。
“on the books”（予定を入れる／帳簿に載せる）という会計用語を使った言葉遊びも最高で、ユーモアとブランドらしさのある、非の打ち所のないリマインドメールです。
◆メールのイメージはこちら◆
※外部サイト（Really Good Emails）に遷移します。
Dyspatchのイベントリマインド
Dyspatch（メール作成ツール）のオンラインイベントのリマインドメールは、最も重要な情報であるイベント名と開始時間を件名に入れています。
シンプルでわかりやすく、目立つ位置に配置されたCTAボタンからすぐにイベントに参加できます。
本文にはイベントの参加方法の簡単な説明とURLが記載されており、URLをクリックするかコピー＆ペーストすることでもアクセス可能です。不慣れな参加者にも配慮された設計で、オンライン参加における技術的なトラブルを防ぎ、参加率アップにも繋がります。
配色やデザインも魅力的です。
Duolingoのデイリーリマインド
Duolingo（語学学習アプリ）のリマインドメールは、ユーザに毎日の語学レッスンを促す内容です。
特に目を引くのが進捗バーで、あと133ポイントで次のレベルに到達するというメッセージがやる気を後押ししてくれます。もちろん、Duolingoらしいブランドの世界観もしっかりと表現されています。
Slackの支払い情報更新リマインド
支払いに関するリマインドメールは、他のリマインドメールとは少しトーンが異なります。特に、顧客に情報の更新をお願いする場合には、配慮が重要です。
Slack（チャットツール）のメールでは、年額プランの支払い期日が近づいていることを、丁寧かつやわらかい口調で伝えています。「お支払い情報は最新の情報になっていますか？」という質問形式の件名は、フレンドリーな印象を与えながら開封を促し、うっかり更新を忘れることがないようにリマインドしています。
会話的で思いやりがある丁寧なリマインドメールの好例です。
効果的なリマインドメールの書き方
いくつかのポイントを押さえるだけで、誰でも受信者の行動を促す効果的なリマインドメールを作成できます。
1. 明確で直接的な件名をつける
件名でメールの内容を正確に伝える必要があります。凝った言葉遊びは避けて、次のようなわかりやすい表現を選びましょう。
- 「[日付]のご予約のリマインド」
- 「支払い期日：[日付]」
- 「[名前]とのミーティングは明日です」
- 「[イベント名]は24時間後に開始します」
日付や期限が含まれており、ひと目で緊急度が判断できる件名が最適です。
2. 重要な情報を最初に提示する
冒頭で詳細を伏せてはいけません。「いつ」「どこで」「何が」をまず明らかにしましょう。
悪い例：「近日中の予定についてリマインドのご連絡です」
良い例：「10月22日(火)午後2時に歯科検診のご予約をいただいております」
最も重要な情報は最初の2文にまとめて、冒頭しか読まなくても何をすべきか分かるようにしましょう。
3. 親しみやすくもプロフェッショナルな文面にする
リマインドメールのトーンは絶妙なバランス感覚が求められます。あまりにくだけているとプロ意識に欠ける印象を与えますが、反対に形式的すぎると冷たく威圧的だと受け取られます。
ブランドイメージに合った口語的な言葉遣いをするよう心がけましょう。
たとえば「ここにご案内いたします」といった堅い表現ではなく「お知らせです」「ご確認ください」のような自然な表現にします。また、「期日までにご返信いただけない場合は～となります」のような表現も「〇月〇日までにご連絡がない場合は～として手続きを進めさせていただきます」とすると押しつけがましさを抑えられます。
威圧的でなく、親切な印象を与える文面を目指しましょう。
4. 必要な情報をすべて含める
受信者が行動を起こしやすいように、必要な情報をすべてまとめて送りましょう。
- 日付と時刻（状況に応じてタイムゾーンも記載）
- 場所やミーティングURL（必要な場合は不具合時の対処方法も記載）
- 連絡先（日程変更や質問をしたいときのため）
- 持ち物や準備物（予約や会議のリマインドの場合）
- 支払い情報の詳細（金額、期日、方法）
必要な情報をあらかじめ盛り込んでおけば、受信者からの問い合わせを減らすことができます。
5. 明確なCTAを追加する
受信者に次に何をしてほしいのかを明確に伝えましょう。
- 「出席確認はこちらをクリックしてください」
- 「日程変更の連絡はこちら」
- 「こちらから請求額をお支払いください」
- 「この予定をカレンダーに追加する」
ボタンや太字を使ってCTAを視覚的に目立たせましょう。期限がある場合は「金曜日までに確認してください」「支払い期日は3日後です」のように明記しましょう。
6. タイミングを合わせる
リマインドメールを送るタイミングはその内容と同じくらい重要です。
- 予約：24～48時間前。必要に応じてさらに予約の2時間前
- イベント：1週間前と24時間前
- 支払い：支払い期日の7日前と当日。加えて、未払いの場合は期日から3日後
- 締め切り：1週間前と2～3日前
リマインドは、早すぎると忘れられてしまい、遅すぎると受信者が余裕を持って対応できなくなります。
7. 可能な限りパーソナライズする
少なくとも挨拶文には相手の名前を含めましょう。さらに、次のようなデータがあれば活用しましょう。
- 予約の種類やサービス内容
- アカウント番号や注文番号
- 以前のやり取り（「先月はご参加いただきありがとうございました」など）
パーソナライズされたメールは、実在の人物からの気の利いたお知らせのように受け取ってもらえます。
8. 簡潔に書く
リマインドメールは、長々とした説明や売り込みをする場ではありません。次の点に注意して要点をまとめ、ひと目で内容が把握できるメールにしましょう。
- 段落は短くする（2～3文）
- 箇条書きを活用する
- 重要な箇所は太字で強調する
- 余白をたっぷりとる
メールを開いて10秒以内に重要な情報を把握できないなら、そのメールは長すぎると考えましょう。
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よくある質問
Q：リマインドメールはいつ送れば良いですか？
リマインドの種類によって適切な送信タイミングは変わります。予約のリマインドであれば24～48時間前、イベントの場合は1週間前と前日に送りましょう。支払いのリマインドは、支払い期日の7日前、当日、そして未払いの場合は3日後にも送りましょう。
受信者が対応する時間を十分に確保しつつ、早く送りすぎて忘れられてしまわないタイミングを選ぶのが重要です。
Q：リマインドメールは何通以上送ると多すぎるといえますか？
多くの場合は、事前通知と最終通知の計2回が最適です。支払い期日や重要な締め切りについては3回送っても問題ありません。それ以上送ると、受信者をいらだたせたりメールが無視されたりするリスクがあります。3回送っても反応が無い場合は、別の連絡手段を検討しましょう。
Q：リマインドメールは自動送信すべきですか？手動送信すべきですか？
予約の確認や購読の更新、支払い期日のお知らせなどの定期的なリマインドは自動化がおすすめです。一方、一度きりの案内や機密性の高い内容、個別の事情を含める場合には、手動送信が適しています。多くの企業は、効率を重視する場合は自動、個別の配慮が必要な場合は手動というように使い分けています。
Q：リマインドメールに反応が無い場合はどうしたらよいですか？
返信メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認してください。メールを頻繁にチェックしない人もいるため、返信が来ていない場合は、電話やSMS、SNSのダイレクトメッセージなど別の手段で連絡をとることも検討しましょう。緊急性の低いリマインドであれば、2〜3日おいてから別の手段で連絡するのが良いでしょう。
Q：支払い催促メールの印象を和らげるにはどうしたらよいですか？
「お支払いが確認できておりません」といった表現は避け、「X円のお支払い期日は〇月〇日です」と中立的に書きましょう。支払い方法や問い合わせ先もあわせて記載するのが良いでしょう。単なる支払い忘れやカードの有効期限切れのような、悪意のない未払いであることを考慮して、より強い表現は2回目以降のリマインドメールで使うようにしましょう。
