お問い合わせフォームに欠かせない「確実に届くメール」をTwilio SendGridで実現

お問い合わせフォームはあらゆるWebサイトで広く利用されています。製品に関する質問や要望を受け付ける窓口として機能し、BtoB企業では商談機会につながる最初の接点となることも少なくありません。
お客様と企業をつなぐ入り口だからこそ、フォームを適切に設計・運用することは満足度や信頼度に直結します。

お問い合わせフォームの設計というと、入力画面のデザインや使いやすさの話題になりがちですが、お問い合わせを受け付けた後の処理も重要なポイントです。
本記事では、お問い合わせ完了時の「メール送信」にフォーカスし、満足度と信頼度を高めるフォームのポイントと、メール配信サービス「Twilio SendGrid」で実現できることをご紹介します。

お問い合わせフォームの3つのポイント

1．お客様には「受付完了メール」で安心感を

お問い合わせを受け付けてからお客様に返信するまでにかかる時間は、内容や体制によってさまざまです。必ずしもすぐに返信できるとは限りません。
しかし、回答までの間にまったく連絡がないと、お客様はどう感じるでしょうか。きっと「自分のお問い合わせは本当に届いているのだろうか？」と不安になるでしょう。

こうした不安を解消するために欠かせないのが、受付完了メールの自動送信です。
フォーム送信直後に「受け付けました」とメールで知らせることで、お客様に安心感を与え、企業の信頼感を高めることができます。

2．社内向け「通知メール」で見落としを防ぐ

お問い合わせへの対応が遅れると満足度低下につながる恐れがあります。導入検討中のお客様であれば、競合製品を探し始めてしまうケースも考えられます。

そのため、お問い合わせが送信されたタイミングで社内の担当者がすぐに気づける仕組みが必要です。
受付完了メールの送信と同じタイミングで、担当者宛てにも通知メールを自動送信しましょう。

3．メールを確実に届ける

受付完了メールや通知メールを送る機能を実装しても、宛先に届かなければ意味がありません。
メールは「送ったら届く」と思われがちですが、受信側のサーバに拒否される、迷惑メールフォルダに振り分けられるといった理由で、受信トレイまで届かないことはよくあります。

フォーム運用で見落とされがちですが、メールを送る仕組みを用意するだけでなく、到達率を高めるための設定や運用を行う必要があります。

フォームに最適なメール送信機能をSendGridで実現

ここまで見てきた3つのポイントを満たすには、受付完了メールや通知メールを自動で送れる仕組みと、高い到達率を維持できる送信基盤が必要です。
クラウド型メール配信サービス「SendGrid」を使うと、フォームに欠かせない「確実に届くメール送信機能」を簡単に実装することができます。

メールの自動送信

SendGridにフォーム機能そのものはありませんが、フォームに入力された内容をもとにSendGrid経由でメールを自動送信することができます。
Web APIを使った柔軟なシステム連携が可能で、Python、PHPなど主要言語の公式ライブラリもそろっているため、環境に合わせてスムーズに導入できます。実装事例も豊富で、エンジニアにとって安心材料が多いことも特長です。
また、WordPressのプラグインやノーコードツールにはあらかじめSendGridのコネクタが用意されているものもあるため、より手軽にメール送信機能を組み込めます。

高い到達率

年々増加する悪質なスパムメールへの対策として、受信サーバは迷惑メール判定の仕組みを強化しています。怪しいメールは自動的にブロックされたり迷惑メールフォルダに振り分けられたりするため、受信トレイが迷惑メールでいっぱいにならずにすむというわけです。
一方、正当なメールを送っているつもりでも、適切な設定や運用がされていないために迷惑メール判定されてしまい、受信者のもとに届かないといった事態が起こりえます。

SendGridには、高い到達率を維持するための機能が備わっています。

これらを活用することで、送信したメールが正当なものだと判断されやすくなり、受信トレイへの到達率を向上させることができます。

メールアドレスの有効性検証

メールを確実に届けるためには、メールアドレスの入力ミスをできる限り防ぐ仕組みも重要です。
多くのシステムでは「メールアドレスに@が入っているか」など簡易なバリデーションのみを実装していますが、SendGridのEmail Address Validation APIを使うとさらに細かいチェックが可能です。
ドメインのDNSレコードの有無や過去のバウンス歴に基づき、入力されたメールアドレスが本当にメールを受け付けるのか、リアルタイムでチェックできます。
使用例として、メールアドレスのタイプミスをフィードバックするフォームをNext.jsで作る方法を公開しています。

SendGridのEmail Address Validation APIを利用したフォームの例

送信状況の把握

ここまでメールの適切な設定や運用、メールアドレスの有効性検証について解説しましたが、きちんと対応していても「いつまで経っても問い合わせの回答が来ない」といった連絡をゼロにするのは難しいものです。

SendGridでは、到達、遅延、開封、クリックなど、メール一通ごとの状況をリアルタイムに確認できます。
送信状況を正確に把握できるため、「メールが届かない」という問い合わせに対して「いつ宛先サーバに届いたか」「どのような理由で宛先サーバに拒否されたか」を迅速に説明できます。メールを送って終わりではなく、送信後のトラブルにも対応できる体制を整えられるのはSendGridならではの強みです。

送信状況のログは、ご利用中のお客様からもご好評いただいている機能の一つです。